Andon skapar engagemang – och löser problemen
Med signalsystemet Andon har PostNord TPL i Ljungby förbättrat flödet vid retur- och kvalitetsstationerna. Genom att registrera och lösa problemen när de uppstår, har man inte bara höjt kvaliteten och produktiviteten – det nya arbetssättet skapar också ett större engagemang hos medarbetarna.
I samband med att PostNord TPL i Ljungby flyttade till en ny större sajt i maj förra året, började man också införa Andon-systemet, ett arbetssätt som ursprungligen kommer från produktionsverksamheter i Japan. Signalsystemet Andon, som betyder ljus eller lykta, används för att larma vid problem, när ett fel har upptäckts eller när en medarbetare önskar hjälp.
I Ljungby är varje arbetsstation utrustad med en dosa med tre knappar. Två av knapparna signalerar att man önskar hjälp. Den tredje är en cancel-funktion som innebär att medarbetaren lyckats avhjälpa problemet själv.
– Trycker man på ”akut hjälp” betyder det att stationen ligger nere och att man inte kan fortsätta jobba. Det kan till exempel vara något fel med hårdvaran: datorn, skrivaren eller scannern. Den andra hjälp-knappen betyder att man behöver hjälp som inte är akut, till exempel att bedöma en retur. När vi började med Andon var tanken att släcka bränder på ett mer effektivt sätt. Hjälpen skulle komma till den som behövde det istället för att medarbetarna skulle behöva leta efter hjälp, berättar Robert Andersson, produktionschef på PostNord TPL i Ljungby.
I höstas adderade man Andon-rollen, en person som ansvarar för att ta emot och registrera de fel och avvikelser som uppstår samt att avhjälpa dem. Via en klocka på armen, uppmärksammas Andon-rollen om vilken hjälp som behövs var.
– Vi registrerar var avvikelserna inträffade, typen av problem och hur lång tid det tog att avhjälpa dem för att vi ska kunna gå till botten med problemen. På våra dagliga pulsmöten går vi igenom alla avvikelser och prioriterar vilka vi ska jobba med, oftast de som förekommit flest gånger eller inneburit längs stopptid, säger Robert Andersson.
Inom en vecka ska det finnas ett förslag på lösning. Ofta innebär det att man ser över en existerande process genom att uppdatera eller tar fram en ny instruktion, en OPL (one point lesson) eller ett elementblad, men det kan också initieras en workshop tillsammans med medarbetarna. De nya instruktionerna presenteras vid starten av varje skift, och hängs också upp så alla kan läsa igenom dem.
– Det här var ett sätt att jobba mer strukturerat med ständiga förbättringar. Innan dök samma problem upp om och om igen, och vi kände att vi behövde få ut samma information till alla. Dessutom är det ett sätt att involvera och engagera våra medarbetare i problemlösningen – de har ofta väldigt goda idéer. Är vi inkluderande får vi också entusiastiska medarbetare, vi gör ju det här tillsammans!
Enligt Robert Andersson har responsen internt varit bra. Medarbetarna känner att de får hjälp när de behöver – genom en knapptryckning. Men också att de kan påverka sitt arbete och sin vardag, och bidra till att avhjälpa problem.
– I början fick vi uppmuntra alla att använda knapparna mer! Det är ju inget negativt att man stöter på en avvikelse, tvärtom, då kommer problemet upp till ytan. Om en station upplever en avvikelse är det garanterat fler stationer som upplever samma sak. Kan vi släcka den avvikelsen helt så gynnar vi alla. Och i förlängningen kan vårt system även hjälpa till att hitta avvikelser på andra liknande sajter.
Nästa steg blir att se över hur instruktionerna kan digitaliseras, för att göra dem enklare att uppdatera och mer lättåtkomliga för alla medarbetare. Men redan nu kan Robert Andersson se positiva effekter av det nya arbetssättet:
– Vårt standardiserade sätt att jobba med förbättringar har höjt lägstanivån både produktivitets- och kvalitetsmässigt. Men vi ser även en utveckling i de mjuka värdena, som är minst lika viktiga. Medarbetarna känner sig involverade och inkluderade, och trivs hos oss.
